Song song với tính năng về điểm danh bằng nhận diện khuôn mặt trên phần mềm chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, app chấm công 365 vừa cho ra đời tính năng: Điểm danh bằng thao tác quét mã QR. Tính năng này cho phép các nhân viên trong công ty có thể dễ dàng chấm công thông qua thao tác quét mã để chấm công một cách nhanh, chính xác tuyệt đối ngay cả khi không cần nhận diện các đặc điểm nhân trắc học như khuôn mặt. Mã QR duy nhất được sinh ra ở một vị trí duy nhất, giúp nhà quản lý dễ dàng cập nhật được chính xác thông tin nhân viên điểm danh một cách nhanh chóng, thuận tiện. 

Hãy theo dõi cụ thể những bước sau đây để sử dụng tính năng mới này ngay trên chính điện thoại đã cài đặt app chấm công của bạn nhé. 

Bước 1: Trong tài khoản App chấm công dành cho doanh nghiệp, sau ký đăng nhập, tại phần trang chủ, hãy chọn danh mục Cấu hình chấm công.

Bước 2: Tại đây, hệ thống của bạn sẽ đưa ra hai lựa chọn phương thức chấm công mà doanh nghiệp của bạn muốn lựa chọn, đó là nhận diện khuôn mặt và Quét mã QR. Để sử dụng tính năng quét mã, hãy chọn ngay mục “Quét mã QR”

Bước 3: Để sử dụng chức năng điểm danh này, đầu tiên hãy chọn tên công ty mà bạn muốn thiết lập chế độ chấm công bằng phương thức này. Đối với những công ty có một chi nhánh, văn phòng duy nhất, tên công ty sẽ xuất hiện ngay trong phần khung đặt ngay bên dưới. Trường hợp công ty có nhiều chi nhánh và đã thiết lập những thông tin trên app chấm công, hãy nhấn chọn vào hình tam giác ở góc bên phải khung để lựa chọn công ty tương ứng bằng cách Click vào ô trống hình tròn đặt trước tên công ty trong danh sách. 

Bước 4: Khởi động chức năng chấm công bằng mã QR bằng cách chọn ON (Bật) ngay bên dưới bên dưới khung. Trường hợp, bạn không muốn sử dụng chức năng này có thể chọn OFF để tắt nhé. Khi bạn chọn OFF trên các tài khoản của nhân viên trong công ty sẽ không được cập nhật tính năng điểm danh này. 

Bước 5: Thêm vị trí

Như đã nhấn mạnh từ ban đầu, mỗi vị trí để chấm công mà công ty cài đặt sẽ sinh ra một mã QR duy nhất. Mã QR này các doanh nghiệp có thể cập nhật ngay hình ảnh và tải xuống sau khi cập nhật vị trí mới và in ra để dán hoặc trình chiếu ở một địa điểm nào phù hợp, để phục vụ cho nhân viên công ty chấm công. 

Để thêm vị trí, bạn làm như sau:

- Trong danh sách vị trí, nhấn chọn vào dấu cộng ở góc bên phải. Tương tự như khi cài đặt vị trí để nhận diện khuôn mặt, bạn hãy di chuyển, zoom tay trên bản đồ để lựa chọn vị trí điểm danh mà bạn muốn cài đặt. Đây thường là vị trí của công ty hoặc một địa điểm gần công ty nhất xuất hiện trên bản đồ.

- Sau khi lựa chọn vị trí, hãy lựa chọn để đến đến phần cài đặt bán kính nằm bên trên góc màn hình bên trái. 

Đây chính là phần hiển thị bán kính tối đa cho phép mà các nhà quản trị muốn nhân viên mình chấm công hợp lệ. Để thay đổi bán kính bằng cách nhấn vào dấu chấm vàng trên thanh bán kính và di chuyển qua phải hoặc qua trái để thiết lập một bán kính chấm công như ý. 

Bên cạnh đó có thể kích chọn vào hình cây bút bên góc phải để nhập hoặc tăng giảm bán kính, sau đó chọn xác nhận để kết thúc thao tác. 

Đối với công ty có nhiều chi nhánh hay văn phòng đặt ở những địa điểm khác nhau, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng áp dụng hình thức này cùng trên một tài khoản của công ty bằng cách tạo thêm nhiều vị trí để chấm công khác nhau và lựa chọn công ty, chi nhánh từ ban đầu là được. 

Bước cuối cùng rất quan trọng để kết thúc quá trình cài đặt cấu hình chấm công bằng quét mã QR chính là chọn và gửi mã. 

Trong danh sách vị trí, bạn vừa thiết lập được đính kèm tọa độ, địa chỉ, tại mục mã QR, chọn vào dấu 3 chấm bên phải để tải mã QR về máy.

Với mã QR này, doanh nghiệp có thể trình chiếu và in ra sau đó dán hoặc treo ở một địa điểm thuận lợi để toàn bộ nhân viên cong ty quét mã chấm công là được. Đây chính thao tác giúp bạn cài đặt cho toàn bộ nhân viên công ty sử dụng tính năng quét mã QR để chấm công nhé. 

Đối với tài khoản nhân viên trong doanh nghiệp đã hoàn tất những thao tác này xong và quyết định sử dụng quét mã QR để chấm công, phần giao diện trang chủ trên app chấm công của bạn sẽ hiển thị một hình ảnh minh họa mã QR màu xanh ghi quét mã đặt bên cạnh biểu tượng chấm công màu vàng. Nhân viên chỉ cần chạm nhẹ vào biểu tượng này và đưa lên quét ở vị trí mã QR mà công ty cung cấp để điểm danh nhé. 

Sau khi quét xong, hệ thống app sẽ đưa bạn đến một màn hình chứa thông tin vị trí điểm danh, ca điểm danh. Bạn sẽ lựa chọn ca điểm danh tương ứng với thời gian chấm công là ca trưa, ca tối…

Sau đó nhấn chọn điểm danh (ô màu xanh bên dưới) góc phải màn hình để kết thúc thao tác nhé. 

Khi điểm danh, nếu gặp các lỗi phần mềm đừng quên nhập thêm ghi chú của mình vào phần nhập ghi chú ngay bên dưới chọn ca điểm danh và nhấn chọn vào báo lỗi để gửi phản hồi của mình về hệ thống nhé.

Đến đây xem như đã hoàn tất quá trình cài đặt và sử dụng chức năng chấm công bằng phương thức quét mã QR. Tuy nhiên, bạn cần phải giải quyết dứt điểm nữa với nội dung này, đó chính là xác nhận duyệt thiết bị chấm công bằng QR trên một thiết bị mới. 

Cụ thể là, để đảm bảo tính chặt chẽ trong quá trình chấm công, không bỏ lọt tình trạng chấm công hộ, nên app chấm công quản lý cả thiết bị chấm công của bạn. Cụ thể là, khi người sử dụng một thiết bị mới để chấm công, bạn bắt buộc phải được bộ phận nhân sự duyệt và xác minh có có thực sự là bạn đang cố chấm công bằng một thiết bị khác hay không. Đó là lý do dẫn đến tình trạng, bạn chấm công bằng cách quét mã thất bại.

Khi màn hình hiển thị thất bại, nhân viên chỉ việc nhấn vào tiếp tục và báo yêu cầu duyệt máy với bộ phận nhân sự để quét mã với lý do chính đáng. Khi bạn nhấn vào tiếp tục, ngay lập tức, tài khoản công ty sẽ nhận được đồng thời yêu cầu duyệt thiết bị cho phép quét mã để chấm công của bạn.

Khi đang đăng nhập bằng app chấm công trên điện thoại bạn sẽ chọn thiết bị chờ duyệt, sau đó chọn tiếp cài đặt chấm công QR sau đó chọn thiết bị chờ duyệt.

Tại đây thì sẽ hiển thị ra danh sách các thiết bị cần chờ duyệt đính kèm theo cả tên thiết bị cũ, thiết bị mới. Tại cột chức năng hãy đánh dấu tick xanh vào ô trống và chọn duyệt để kết thúc thao tác nhé!